Checklist para Serviço de Totem e Cabine Fotográfica

Uma das maneiras de diminuir os riscos de profissionais que prestam serviços em eventos é contar com uma checklist e, claro, preparar-se com antecedência. É essencial ter acesso rápido a toda informação importante e verificar se tudo que é preciso para o grande dia foi separado e coletado corretamente. A ferramenta mais indicada para essa preparação prévia é uma Ficha de Evento.

• Nome do evento
• Data de realização do evento
• Nome do cliente: O nome do cliente que assinou o contrato, ou dos noivos em caso de casamento.
• Endereço do evento: Endereço onde você ira montar seu equipamento.
• Serviços contratados: Você irá oferecer projeção das fotos também? Impressão do instagram? Personalização do totem/cabine? Publicação no Facebook? Envio das fotos por e-mail?

• Organizador
  Nome e telefone dos organizadores do evento, aquele que vai poder te ajudar no dia e tirar possíveis dúvidas (ex: cerimonialista)

• Responsável pela projeção
  Caso vá oferecer a projeção de fotos é bom saber de antemão quem é a pessoa com quem você ou sua equipe precisará conversar no dia do evento para deixar tudo pronto.

• Salão
  Nome e Telefone do salão ou responsável pelo salão. Esse contato é importante porque alguns salões possuem regras para acesso e estacionamento de fornecedores. Alguns contam com cadastro prévio e caso ocorra algum problema com seu cadastro é bom poder entrar em contato diretamente com o responsável.
• Equipe de Apoio
  Aqui você deve colocar o contato de alguém da sua empresa que pode dar uma ajuda à equipe que estiver no evento, provavelmente alguém que fica no escritório. Se o evento for durante o fim de semana é bom ter sempre alguém responsável por este apoio fora dos eventos.
• Promotores(as)
  Caso você vá contar com a ajuda de um ou uma promoter freelancer vale à pena deixar também à mão o nome e telefone de contato da pessoa em caso de imprevistos.

Horário que os convidados chegam no salão

• Uma maneira de evitar confusão é separar o horário previsto para a chegada dos convidados do seu horário de operação. Sabemos que nem sempre os contratantes desejam que o totem ou cabine comece a funcionar logo no início da festa.
• A montagem deve ser sempre antes dos convidados aparecerem, isso é importantíssimo para manter uma imagem de profissionalismo e organização. Recomendamos que chegue pelo menos 3 horas antes deste horário.

Horários de operação

• Para não ser necessário levar o contrato é interessante copiar os horários de operação definidos. Alguns clientes podem se confundir, achar que contrataram mais horas que o imaginado e um mal estar pode tomar conta do evento. Ter um documento escrito pode ajudar a mostrá-los que se enganaram e pode lhe ajudar a tirar a dúvida, caso exista.

• Lista dos equipamentos que são levados para evento junto com a sua identificação.
  1. A checklist deve ser utilizada imediatamente antes do evento, quando sua equipe estiver retirando os equipamentos do seu escritório. Ela deve conter todos os itens que serão utilizados para a perfeita operação do seu evento. Para isso basta você enumerar previamente o que será utilizado no dia e deixar a checklist pronta.
  2. No dia do evento verifique item por item e faça as marcações identificando o que já foi coletado, assim você garante que não vai deixar nada pra trás.

Dica: Identificando seus equipamentos

Se você participar de uma empresa que possui mais de uma equipe de realização de eventos e mais de um conjunto de equipamentos nós recomendamos que identifique, com etiquetas numeradas, os notebooks, impressoras, estruturas de totens, câmeras e demais itens.

Exemplo de como identificar impressoras:

Digamos que você tem dois totens completos com impressora e uma impressora adicional de backup. Poderia então identificar as impressoras como HiTi-P520L-01, HiTi-P520L-02 e  HiTi-P520L-03.

Viu a quantidade de informações importantes para um evento ser perfeito? São muitos detalhes.

Você pode estar pensando no trabalho que deve dar criar uma ficha dessas. Não se preocupe, nós vamos te entregar uma prontinha no link abaixo.

Quero baixar minha Ficha de Evento!